Organización del trabajo a distancia

Casos excepcionales como la expansión de una pandemia global presentan un desafío laboral, que obliga a las organizaciones a tomar medidas en muy poco tiempo, animando a las empresas a permitir al máximo número de trabajadores posibles trabajar desde casa o desde otro lugar, suspendiendo sus actividades laborales presenciales durante las jornadas más críticas.

En circunstancias normales es ideal que la transición hacia el trabajo a distancia sea planificada con tiempo y en detalle. Pero ante tal situación es importante considera las siguientes recomendaciones para mejorar esta transición a una nueva forma de trabajo que puede traer grandes beneficios tanto a empleadores como trabajadores, si se realiza de forma adecuada.

Recomendaciones para organizar de forma exitosa el trabajo en casa

FIJAR HORARIOS.  Fija horas de inicio y fin de la jornada, se trata de crear un hábito,  lo primero que tienes que considerar es saber cuántas horas vas a trabajar al día, y a partir de esa respuesta, fija tu horario de trabajo, define este límite y respétalo, intenta mantener un equilibrio entre la productividad y obligaciones familiares. El horario puede ser permanente, o puedes diseñar uno diferente para cada día en función de tus necesidades. Lo importante es que lo establezcas previamente y lo respetes.

ORGANIZACIÓN Y DISCIPLINA. Fija rutinas muy básicas, aunque trabajes desde casa, eres un trabajador que va a ir a trabajar, levántate siempre a la misma hora, báñate, vístete para ir a trabajar y desayuna, psicológicamente ayuda a mentalizarte que empieza tu jornada de trabajo.

• Fuera pijama, vístete de manera adecuada para trabajar, es bueno para tu autoestima y para que los demás se tomen en serio que trabajas. Planificar pausas cortas de descanso a lo largo de tu día, puedes tomar un café o un refrigerio, también puedes andar, estirar las piernas y dejar la mente en blanco.

• Pon en práctica la “técnica pomodoro”, programa un temporizador 25 minutos durante los que se trabaja de forma centrada en una tarea, cuando acaba se programan 5 minutos de descanso y vuelve a empezar.

• Organiza la semana, utiliza una agenda o cualquier programa o aplicación de gestión del trabajo, desde el lunes agenda las prioridades laborales para la semana, reuniones, y todo lo que te propones resolver antes del viernes. Define claramente antes de cerrar el día anterior cuáles serán las prioridades del siguiente y regístralas para no olvidarte. Empieza por lo más difícil, esto te traerá una sensación de alivio en la sobrecarga laboral que puedes experimentar.

HABILITA UN ESCENARIO ADECUADO. Hay que delimitar muy bien el lugar elegido para trabajar dentro de casa, lo ideal es habilitar un pequeño despacho en alguna parte de la casa, con una buena conexión a internet y los muebles, herramientas y utensilios adecuados. Evita trabajar acostado en la cama o en el comedor con la televisión encendida.  Elige un lugar que te permita concentrarte y dónde nadie te moleste mientras trabajas, que no interfiera con ninguna de las actividades de la rutina del hogar.

CUENTA CON LAS HERRAMIENTAS NECESARIAS. Hay muchos puestos de trabajo que dependen de sistemas informáticos (computadoras con software necesario, acceso a almacenamientos en la nube, vías de comunicación), y es necesario que los colaboradores cuenten con los medios y las herramientas para realizar su trabajo antes de empezar el trabajo en remoto.   

ELIMINA LAS DISTRACCIONES. Cierra todas las redes sociales, chats o correos electrónicos, excepto las que uses para trabajar, si es necesario deja el celular en otra habitación. Comunica a tus familiares y amigos en el horario que estás trabajando y necesitas concentración. Trabaja en un espacio desordenado, también es una fuente de distracción, ordena cada día tu espacio cuando terminas de trabajar.

EDUCA EL ENTORNO. Al trabajar desde casa, tu entorno te ve como un recurso fácil para solucionar imprevistos o urgencias. Tienes la misma disponibilidad que los que trabajan en una oficina, tu prioridad más importante es trabajar. Desconéctate  de tu vida personal mientras trabajas, haz comprender a tus hijos que el hecho de trabajar desde casa no significa que estés todo el tiempo disponible para ellos, fija normas de respeto para los momentos de concentración y aprende a decir “NO”.

INFORMACIÓN CLARA Y PRECISA. Mantente comunicado, es muy importante que todos los colaboradores tengan información clara y precisa respecto a la forma de trabajo.  La comunicación debería ser bidireccional, los colaboradores cuenten con información actualizada, y la organización tenga en cuenta las situaciones particulares de sus colaboradores.

GESTIONAR POR OBJETIVOS. Trabajar a distancia hace más difícil la interacción entre colaboradores, gestiona por objetivos definiendo metas claras, que sean alcanzables en un plazo acordado, de esta forma lograras centrarte en lo que es más relevante.